Ervaringen
Ervaringen
In dit hoofdstuk leg ik een aantal casussen vast die zich hebben voorgedaan in mijn stage en daarbij ook mijn ontwikkeling.
Leerzaamste momenten
Casus 1.
Afgelopen week kwam er een manager naar mij toe met een probleem. Een zieke medewerker wilde niet meewerken aan zijn re-integratie en weigerde zijn werkzaamheden uit te voeren. De manager had een pittig gesprek met de medewerker aan de telefoon en de manager heeft uit woede de telefoon opgehangen. Dit is natuurlijk niet professioneel. Mijn andere collega's van HR zaten op dat moment niet op hun plek dus ik kon niet om ondersteuning vragen maar de manager wilde graag hulp en advies. Ik merkte dat ik de houding van de manager niet prettig vond omdat hij erg gefrustreerd en wat aanvallend overkwam. Ik moest mijn houding aanpassen en wat scherper reageren want de manier hoe de manager over de medewerker praatte was niet netjes. Dus ik heb hem in eerste instantie gevraagd of hij even rustig de situatie uit wilde leggen.
Tijdens het gesprek kwam naar voren dat de medewerker niet op andere tijden wilde werken, deze medewerker is aan het integreren en werkt momenteel 2 uur per dag. De medewerker heeft ervoor gekozen om van half 7 tot half 9 te werken, dit was in eerste instantie niet overlegd met de manager. Nu wil de manager dat deze medewerker om half 10 begint met werken zodat de manager hem wat kan begeleiden, er is nu niemand die hem kan begeleiden en in de gate kan houden. Er kwamen wat klachten binnen van andere medewerkers over dat deze medewerker niets uitvoert. Ook wilde de medewerker de taken niet meer uitvoeren die bedoeld zijn voor zijn re-integratie, deze taken zijn met een functieomschrijving ondertekend door medewerker, manager en HR.
Er spelen zich hier 2 problemen af. Er is sprake van werkweigering en de medewerker wil niet op de geëiste tijden werken. Ik wist wat ik de manager moest adviseren maar ik had deze situatie nog nooit meegemaakt in mijn eentje omdat meestal iemand anders het overnam. Dus nu moest ik het helemaal zelf doen, ik merkte dat ik het toch nog erg spannend vond. Ik heb de manager uitgelegd de medewerker later nog even rustig terug te bellen en aan te geven dat de medewerker in het kader van zijn re-integratie mee moet werken aan de afgesproken zaken, het uitvoeren van de taken en aanwezig zijn op de aangewezen tijden. De medewerker ging daar absoluut niet mee akkoord en als gevolg was manager helemaal klaar met de medewerker. De frustratie nam alleen maar toe. Ik heb de manager toen geadviseerd aan te geven wat de consequenties zijn als de medewerker niet meewerkt aan zijn re-integratie.
De manager was niet op de hoogte van de consequenties en dit heb ik hem uitgelegd. Ik heb uitgelegd dat de medewerker het risico loopt dat zijn re-integratie stop wordt gezet en daardoor geen recht meer heeft op werk binnen Tarkett en geen recht heeft op een uitkering. Ook heb ik de manager geadviseerd contact op te nemen met onze casemanager om de situatie daar ook uit te leggen. Mocht spoor 1 niet werken en de medewerker werkt inmiddels wel weer mee aan zijn re-integratie dat spoor 2 dan uiteindelijk ook nog een oplossing is maar dat is voor latere zorg.
Met dit advies is de manager de medewerker op een rustige manier gaan bellen en heeft de situatie uitgelegd, beide mannen kwamen al snel tot bedaren en uiteindelijk was het snel opgelost. De manager had mij hartelijk bedankt en vond dat ik goed had gehandeld. Dat gaf mij een professioneel en zelfverzekerd gevoel. Later heb ik deze casus voor mijzelf geflecteerd en besproken met mijn anders collega's en die vertelde dat ik goed heb gehandeld en de manager van goed advies had voorzien.
Casus 2.
Een tijdje geleden is
onze organisatie verplicht gesteld om vanaf 1 juli aan de CO2-registratieverplichting
te voldoen. Deze verplichting houdt in dat werkgevers van organisaties met 100
of meer medewerkers moet registreren hoeveel CO2 er verbruikt wordt tussen
woon-werk verkeer. Wij als Tarkett moeten van iedere medewerker weten met welk
vervoersmiddel ze naar hun werk komen en welke brandstof dit vervoersmiddel
verbruikt dit wordt weer gekoppeld aan de kilometers die personen afleggen om
van en naar hun werk te reizen. Ik heb toen de taak gekregen om dit helemaal
tot in de puntjes toe uit te zoeken. Ik vond dit erg lastig omdat er nog zo
veel onduidelijk was en niemand vragen kon beantwoorden. Omdat het ook niet
helemaal duidelijk was voor mijn collega's konden hun mij ook niet echt helpen.
Het enige waar hun mij mee konden helpen was met de manier van documentatie en
het vastleggen van deze informatie. Ik had een communicatie gemaakt waar al de
eerder benoemde informatie in stond. Medewerkers konden dit dan weer inleveren
zodat dit vastgelegd moest worden. Deze taak heb ik best lang uitgesteld omdat
ik totaal geen idee had waar ik moest beginnen en hoe ik het moest aanpakken.
Op een gegeven moment heb ik aangegeven bij mijn stagebegeleider en hebben we
samen gekeken hoe ik dit het beste kon gaan doen en heeft hij mij het
vertrouwen gegeven dat ik dit goed kan. Hier heb ik veel van geleerd.
Leukste moment
Wat ik het leukste moment vond op mijn stage was een procedure die ik mocht uitvoeren. Dit ging over een sollicitatieprocedure met contractaanbod en een onboardingplan.
Een tijd geleden stond er een vacature open, voor deze vacature was een bureau inschakelt om een kandidaat te vinden. Het bureau kwam toen met een kandidaat die wij graag wilde spreken. Deze kandidaat heb ik toen uitgenodigd en het sollicitatiegesprek met een andere collega meegevoerd. Deze kandidaat was erg geschikt voor de functie en wilde we graag binnenhalen. Na het eerste gesprek is er een 2e ingepland. Om deze kandidaat direct binnen te halen heb ik gelijk een contractvoorstel mogen maken. Na het 2e gesprek heb ik hem gevraagd wat hij van de functie en het bedrijf vond. Hij was erg positief en toen heb ik hem een aanbod gedaan en het contract meegegeven. Hij zou later die dag iets laten weten en mij terugbellen. Hij belde nog geen uur later terug met de mededeling dit aanbod graag te aanvaarden. Vervolgens heb ik dit met de manager en het bureau medegedeeld en alle benodigden documenten voor de medewerker toegestuurd. In de tussentijd heb ik contact gehad met de medewerker om alles gereed te maken om te kunnen beginnen en heb ik een onboardingsplan opgesteld. Een maand later begon de medewerker met werken en heb ik hem begeleid met de onboarding en heb ik hem de HRM-introductie gegeven. Ik vond dit superleuk om te doen. Het gehele proces was erg leuk en ik voelde me erg betrokken en verantwoordelijk. Dit heeft mij verder doen ontwikkelen naar professional. Iedereen heeft mij complimenten en tips gegeven en dat werkte erg prettig. Ik werd er erg zelfverzekerd en blij van.
Minste leuke moment
Wat ik het minst leuke moment vond op mijn stage was het regelen van kerstpakketten en het uitgeven daarvan.
Iedereen is altijd erg blij om een kerstcadeau te krijgen van hun werkgever, dit is een blijk van waardering. Dus aan mij de taak om kerstpakketten uit te zoeken voor de medewerkers. In september ben ik begonnen aan deze taak. Ik had een aantal pakketten uitgezocht een top 3 gemaakt en dit gepresenteerd. Ik kreeg al snel van het team terug te horen dat het toch niet helemaal was wat ze zochten dus ik mocht nog wat verder zoeken ik het kader van duurzaamheid. In de vervolgvergadering had ik weer wat pakketten uitkozen en dit gepresenteerd, tijdens het presenteren kwam de collega met een kerstpakket wat ze voorbij had zien komen op het nieuws en dat paste helemaal bij de keuze voor duurzaamheid. In de vergadering was iedereen enthousiast over dat pakket en iedereen wilde dat pakket. Ik ben hier toen in meegegaan terwijl ik het zelf niet helemaal zag zitten maar ik voelde al niet meer helemaal prettig bij de situatie want ik voelde mij een beetje achtergesteld. Ik vond het jammer dat al mijn ideeën en tijd zo maar van de baan geschoven waren. Maar we hadden in ieder geval een pakket. Samen met een collega heb ik een keuzeformulier gemaakt en uitgestuurd naar ruim 300 medewerkers met de keuzes die Tarkett geeft voor de kerstgeschenken. Al deze keuzeformulieren kwamen via de mail of op papier terug naar mij. Je kunt je voorstellen dat het een hele klus is om 300 formulieren te verwerken met allerlei verschillende keuzes, na een aantal dagen bezig geweest te zijn had ik alle formulieren verzameld en verwerkt.
Het was niet prettig om met deze organisatie samen te werken, de organisatie liet niks van zich horen, na veel mail en bel contact was het toch gelukt om deze pakketten te bestellen. 4 weken later hoorde ik nog niks over de bestelling bevestiging, hieruit bleek dat ze de bestelling toch niet doorhadden gezet en ze niet meer genoeg pakketten hadden. Dit vond ik echt heel vervelend zeker ook omdat ik de hoofdcontact persoon was en de verantwoordelijke voor dit project. Uiteindelijk zijn we tot een goede oplossing gekomen. Eenmaal richting de kerst werden de pakketten maar net op tijd geleverd door een logistieke fout, dit bracht weer frustratie met zich mee. Buiten de kerstpakketten waren er ook nog anders opties waar medewerkers voor konden kiezen. Die keuzes heb ik toen der tijd vastgelegd. Over het algemeen verliep de uitgeven van deze keuzes goed tot er managers kwamen met uitzendkrachten die ook een geschenk verwachten die er sinds november werken. Deze uitzendkrachten zijn niet meegenomen in ons lijstje met kerstgeschenken omdat deze uitzendkrachten er toen nog niet werkten. Uiteraard zijn er extra aantallen besteld maar het bleken veel meer uitzendkrachten te zijn dan de extra aantallen. Hier moest dus iets nieuws voor geregeld worden. Het hele team vond dit slecht dat de managers dit niet eerder aangegeven hebben. Maar ook dit gaf mij geen prettig gevoel, na de zoveelste tegenslag in dit project voelde ik mij heel onzeker en klein, ik werd letterlijk in het diepen gegooid voor mijn gevoel. Op dit moment zijn hopelijk alle mensen voorzien van een kerstgeschenk. Ik heb aangegeven dat ik mij soms niet prettig voelde in deze situaties en daarin konden mijn collega's zich vinden, maar gaven ze ook aan dat ik mij toch professioneel heb opgesteld door te zeggen dat we erachteraan gaan en dat ik ernaar zou kijken zonder in paniek te raken.